Wir brauchen mehr Meetings.....

Ich bin überzeugt, das hat sich noch nie jemand wirklich gewünscht, aber Fakt ist, dass es zahlenmäßig immer mehr Meetings werden. Mir kommt es manchmal so vor, als ob sich die Wichtigkeit eines Managers aus der Anzahl der Meetings ableitet, wie zu Großvaters Zeiten die Wichtigkeit des Hausmeisters von der Anzahl der Schlüssel abhing.

Wenn ich hingegen im Rahmen unserer Peer Advisory Boards und des 1:1 Coachings mit den CEOs und Führungskräfte spreche, wollen fast alle unisono mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben. Sie wollen sich mehr auf die Arbeit am statt im Unternehmen konzentrieren, ihre eigenen Bedürfnisse und auch die ihrer Familie mehr beachten. Aber sie finden einfach keinen Weg, das zu tun.

Ihre Terminkalender sind zu voll, sie platzen aus allen Nähten mit ... Meetings.

Eine Zeit lang waren Zoom und Teams unsere Retter. Es ermöglichte vielen von uns, wichtige Geschäfte auch mal von zu Hause aus zu erledigen. Aber zunehmend mehr haben zwischenzeitlich das Gefühl, dass sie zu Geiseln dieser Technologie wurden. Und es ist ja auch so einfach, kurz die Mailadresse auf die Einladung kopiert und schon ist man dabei.

Bei persönlichen Treffen machen wir uns generell mehr Gedanken: Brauchen wir die Besprechung? Was ist der Grund? Und ist es überhaupt wert, X Personen anreisen zu lassen?

Bei Online-Meetings hingegen sind wir sind nur noch den bekannten Mausklick entfernt. Diese "schnellen Gespräche" summieren sich, bis man den ganzen Tag in gefühlt einer einzigen Besprechung verbringt. Hybrid- und Home-Office sind nun mal der New Work Standard der Zukunft und kollaboratives Arbeiten ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, aber es gibt Grenzen. Wenn wir zu viel in unseren Terminkalender eintragen, verlieren wir wertvolle Denkzeit. Und vor allem geht uns die Zeit aus, die wir für die eigentliche Arbeit brauchen. Aber wie entkommt man einem Strudel von Besprechungen, wenn man darin gefangen ist?

Der Schlüssel liegt in der Festlegung der eigenen Prioritäten. In unseren CEO Peer Boards diskutieren wir dieses Thema häufig und dabei sind wir durch Empfehlung auf das Buch „Essentialism" von Greg McKeown gestoßen

Er ist überzeugt, dass wir Freiraum brauchen, um das Wesentliche zu erkennen. Und um uns diesen Freiraum zu schaffen, müssen wir besser darin werden Nein zu sagen. Mit seinen Worten:

"Alles, was weniger als das disziplinierte Streben nach dem Wesentlichen ist, führt zu einem undisziplinierten Streben nach dem Unwesentlichen.“

Wir können uns nie ganz von Besprechungen lösen, aber wir können strengere Regeln aufstellen, um sicherzustellen, dass Meetings effizienter sind:

• Fragen Sie sich ehrlich, ob Sie die Besprechung brauchen, was Sie damit erreichen wollen und was Ihr Beitrag ist.
• Selektieren Sie streng, wen Sie einladen, nur wer wirklich etwas dazu beizutragen hat, darf auch anwesend sein (auch virtuell).
• Vorbereitung spart wertvolle Zeit. Informieren Sie das Team im Voraus über Sinn und Zweck des Meetings sowie Ihre Erwartungshaltung, damit jeder seine Hausaufgaben machen kann und bereit ist, seinen Beitrag zu leisten.
• So mal ganz nebenbei, nicht jedes Meeting muss mit einer Prozession von Leuten beginnen, die Tee und Kaffee holen. Auch müssen nicht immer Sitzplätze vorhanden sein, manchmal kann es deutlich effizienter sein, eine 15-minütige Sitzung im Stehen abzuhalten, bei der sich alle auf das Wesentliche konzentrieren.
• Und nicht zuletzt sollten Sie Reisezeit nicht mit "verschwendeter Zeit" gleichsetzen. Genießen Sie stattdessen die Pause und nutzen Sie sie als wertvolle Denkzeit, die Aufmerksamkeit im Straßenverkehr natürlich immer vorausgesetzt 😉

Haben sie noch weitere Tips, die ihnen geholfen haben, die Meeting Flut einzudämmen? Gerne in den Kommentaren oder über auch persönlich, ich freue mich darüber!