Die Vorbereitungsfalle: Warum Ihr Gehirn Ihr schlechtester Verhandlungspartner ist

Die meisten gehen schwierige Gespräche mit einer gut gemeinten, aber grundsätzlich fehlerhaften Strategie an. Wir erstellen uns sorgfältig mentale Skripte, antizipieren jeden möglichen Einwand und konstruieren ausgefeilte Erzählungen darüber, wie sich das Gespräch entwickeln wird. Das Ergebnis? Wir haben bereits einen Konflikt geschaffen, bevor das erste Wort gesprochen ist.

Stellen Sie sich vor, Sie bereiten sich darauf vor, mit einem Gesellschafter über ein Leistungsproblem zu sprechen. Sie werden mit dem Schlimmsten rechnen, sind mental im Verteidigungsmodus und haben vielleicht sogar Angst um Ihren Job? Sie werden alles daran setzen, alle denkbaren Zahlen, Daten und Fakten zusammenzutragen. Aber übermäßige Vorbereitung durch zu starkes Bemühen um die Rechtfertigung der Situation, kann das Gespräch von der Diskussion strategischer Lösungen ablenken. Abgesehen davon, wird immer genau das hinterfragt, was sie gerade nicht vorbereitet haben, Murphys Law 😉!

Diese negativen Annahmen werden zu einer sich selbst erfüllenden Prophezeiung und verwandeln einen konstruktiven Dialog in ein emotionales Schlachtfeld. Was als ruhige, nachdenkliche Diskussion gedacht war, wird nun mit Negativität und Stress aufgeladen – und bevor das Gespräch überhaupt beginnt, haben Sie den Konflikt bereits vordefiniert.

Psychospielchen: Der versteckte Saboteur der professionellen Kommunikation

Unser Gehirn ist darauf programmiert, uns zu schützen, und geht oft von Worst-Case-Szenarien aus. Dieser Überlebensmechanismus ist zwar bei echten Bedrohungen nützlich, sabotiert aber unsere professionelle Kommunikation. Übermäßige Vorbereitung auf der Grundlage negativer Annahmen erhöht nicht nur den Stress – sie untergräbt grundsätzlich das Potenzial für einen sinnvollen Dialog.

Wenn wir uns mit vorgefassten negativen Vorstellungen darüber vorbereiten, wie das Gespräch verlaufen wird, bereiten wir nicht nur unsere Worte vor, sondern auch unsere Reaktionen. Und das Schlimmste daran? Wir trainieren uns selbst, das Schlimmste zu erwarten, was oft bedeutet, dass unsere Emotionen und nicht unser logischer Verstand im Moment die Oberhand gewinnen.

Starre Skripte im Geiste und vorgefertigte Argumente führen zu Problemen:

Kein aktives und empathisches Zuhören

Wir sind so sehr damit beschäftigt, unseren nächsten, im Voraus geplanten Schritt umzusetzen, dass wir der anderen Person keine Aufmerksamkeit mehr schenken.

Signalisierte Abwehrhaltung

Vorgefasste Argumente lassen uns verschlossen erscheinen, schon oftmals, bevor das Gespräch beginnt.

Eingeschränkte Flexibilität

Wir verteidigen unsere Position, anstatt uns auf einen adaptiven, dynamischen Austausch einzulassen.

Vom Verteidigungsmodus zum Dialog

Der Schlüssel zum Umgang mit schwierigen Gesprächen liegt nicht darin, die Vorbereitung zu eliminieren, sondern sie sinnvoll zu verändern. Konzentrieren Sie sich darauf, Verständnisses für die Gegenseite aufzubauen, anstatt Verteidigungsmauern zu errichten. Betrachten Sie es wie einen sportlichen Wettkampf. Wer sich nur auf´s Verteidigen konzentriert, kann maximal ein Unentschieden erreichen. Wenn ich mein Gegenüber vorab studiere, kann ich eine Strategie entwickeln, um mein Ziel zu!

Einige Strategien, um Ihren Ansatz zu überdenken:

Klären Sie Ihre Kernziele

Definieren Sie vor dem Gespräch klar, was Sie für sich erreichen möchten. Ist es ein Vorsatz? Verständnis? Übereinstimmung? Wenn Sie Ihr Ziel kennen, werden Sie sich auf das Ergebnis konzentrieren und nicht auf einen bestimmten Weg dorthin.

Seien Sie neugierig statt urteilsfreudig

Bei dem Gespräch geht es darum, die Perspektive der anderen Person zu verstehen – und nicht davon auszugehen, dass Sie genau wissen, was los ist. Ersetzen Sie „Ich weiß, was los ist“ durch „Ich bin gespannt, Ihre Meinung zu hören“. Wenn Sie das Gespräch mit Empathie und Neugier angehen, können Sie die Ansichten Ihres Gegenübers besser verstehen. Sie vermeiden voreilige Schlussfolgerungen, die zu unnötigen Konflikten führen würden.

Nutzen Sie externe Perspektiven

Besprechen Sie Ihren Ansatz mit einer neutralen Partei – einem Coach, Mentor oder CEO-Kollegen. Diese Vertrauenspersonen werden Ihnen helfen, Ihre Annahmen und Sichtweise in Frage zu stellen und potenzielle blinde Flecken aufzudecken. Auch gibt Ihnen externes Feedback Einblicke in Perspektiven, die Sie möglicherweise übersehen haben, da Sie oftmals emotional zu sehr gefangen sind. Sie können so noch Ihre Strategie anpassen, bevor Sie das Gespräch beginnen.

Entwickeln Sie einen flexiblen Rahmen

Erstellen Sie statt eines starren Skripts eine einfache Gesprächsstruktur, die einen dynamischen, anpassungsfähigen Dialog ermöglicht, seien Sie offen für Umwege. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, unvorhergesehene Wendungen zu meistern und im Moment zu reagieren.

Gesprächs-Makeover: Von unangenehm zu produktiv

Bevor Sie in das Gespräch gehen, stellen Sie Ihr Mindset um auf Kooperation. Schwierige Gespräche sind keine Schlachten, die es zu gewinnen gilt – sie sind Gelegenheiten für gegenseitiges Verständnis und Wachstum. Indem wir unsere Vorbereitung von defensiver Strategieplanung auf neugierige Erkundung umstellen, öffnen wir die Türen für Interaktionen.

Ihr Kommunikationsrettungsplan

Eine CEO Peer Gruppe kann nicht nur bei der strategischen Gesprächsvorbereitung durch die jeweiligen Erfahrungen der Peers helfen. Vielmehr bietet Ihnen eine solche Gruppe eine klare Strategie für die Kommunikation, Antworten auf viele mögliche, kritische Fragen und mehr Selbstsicherheit durch Simulationen und Perspektivwechsel. Und last not least natürlich die mentale Unterstützung durch Ihre Peer-Gruppe! Denn Ihr Schicksal lässt in einer vertrauensvollen Gemeinschaft niemanden kalt.

Interessiert? Dann lassen Sie uns sprechen, damit auch Sie bei Ihrem nächsten, schwierigen Gespräch die bestmögliche Vorbereitung haben!